Datenschutzinformation für Patient und Diagnostikklient
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:
Praxis für Psychotherapie
Lukas Maher
Am Justizzentrum 7
50939 Köln
E-Mail: info@systemischegesundheit.de
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt.
2. Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Diagnostik und Behandlung
Im Rahmen der Anbahnung und Durchführung psychotherapeutischer und diagnostischer Leistungen verarbeiten wir personenbezogene Daten sowie besondere Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere Gesundheitsdaten.
Hierzu können insbesondere gehören:
Name, Geburtsdatum und Kontaktdaten,
Anschrift und weitere Stammdaten,
Angaben zur psychischen und körperlichen Gesundheit,
medizinische und psychotherapeutische Vorgeschichte,
anamnestische Angaben,
Diagnosen und Verdachtsdiagnosen,
Gesprächs-, Befund- und Verlaufsdokumentationen,
psychologische Testergebnisse,
Fragebögen und Fremdbeurteilungen,
ärztliche oder psychotherapeutische Vorbefunde,
von Ihnen zur Verfügung gestellte Dokumente,
behandlungs- oder diagnostikrelevante Kommunikation sowie
abrechnungs- und zahlungsbezogene Daten.
Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Durchführung der psychotherapeutischen bzw. diagnostischen Versorgung, zur fachgerechten Dokumentation, zur Erstellung von Befunden sowie zur Erfüllung gesetzlicher und berufsrechtlicher Verpflichtungen.
3. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung des Behandlungs- bzw. Diagnostikvertrages sowie, soweit gesetzliche Verpflichtungen bestehen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Gesundheitsdaten werden insbesondere gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO verarbeitet, soweit dies für Zwecke der Gesundheitsversorgung, psychotherapeutischen Behandlung oder Diagnostik erforderlich ist.
Soweit für einzelne zusätzliche Verarbeitungsvorgänge eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Verarbeitungen, die unabhängig von einer Einwilligung gesetzlich erforderlich oder zulässig sind, bleiben hiervon unberührt.
4. Elektronische Patientenakte
Die Behandlungs- und Diagnostikdokumentation wird überwiegend elektronisch geführt.
Hierfür verwenden wir das Praxisverwaltungs- und Dokumentationssystem RED medical. In diesem System werden insbesondere Stammdaten, Termine, diagnostische und psychotherapeutische Dokumentationen, Befunde, Fragebögen, Testergebnisse, eingereichte Unterlagen und abrechnungsrelevante Informationen verarbeitet und gespeichert.
Soweit Daten oder Dokumente zur Bearbeitung vorübergehend auf einem dienstlich verwendeten Endgerät gespeichert werden, werden lokale Kopien nach Übernahme in die Patientenakte gelöscht, sofern keine weitere Speicherung erforderlich ist.
5. Diagnostische Fragebögen und psychologische Testverfahren
Im Rahmen psychologischer Diagnostik können standardisierte Fragebögen und psychologische Testverfahren eingesetzt werden.
Fragebögen und andere diagnostische Unterlagen können insbesondere über das Praxisverwaltungssystem RED medical, per E-Mail oder über an RED medical angebundene Testsysteme bereitgestellt und verarbeitet werden.
Hierzu gehören auch über RED medical bereitgestellte oder angebundene Testverfahren des Hogrefe Verlags.
Im Rahmen der Testdurchführung können die für die Zuordnung, Durchführung und Auswertung erforderlichen personenbezogenen Daten sowie Testergebnisse verarbeitet werden.
Diagnostisch relevante Ergebnisse und Unterlagen werden Bestandteil der Patientenakte.
6. Zugriff innerhalb der Praxis
Personenbezogene Daten und Gesundheitsdaten können innerhalb der Praxis von solchen Mitarbeitenden verarbeitet werden, die im Rahmen ihrer jeweiligen Tätigkeit an Organisation, Diagnostik, Behandlung oder Abrechnung beteiligt und hierzu befugt sind.
Die Mitarbeitenden sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und unterliegen den für ihre Tätigkeit geltenden Datenschutz- und Verschwiegenheitspflichten.
Eine Weitergabe an unbefugte Dritte erfolgt nicht.
7. E-Mail-Kommunikation
Für organisatorische Kommunikation kann E-Mail verwendet werden.
Sie können der Praxis außerdem auf eigenen Wunsch Befunde, Fragebögen und andere diagnostik- oder behandlungsrelevante Dokumente per E-Mail übermitteln.
Behandlungs- oder diagnostikrelevante Inhalte werden, soweit erforderlich, in die elektronische Patientenakte übernommen. E-Mails können anschließend aus dem E-Mail-System gelöscht werden, soweit ihre weitere Speicherung dort nicht erforderlich ist.
Für besonders sensible Unterlagen können nach Möglichkeit geschützte Übermittlungswege über RED verwendet werden.
Wenn medizinische oder psychotherapeutische Befunde oder andere besonders sensible Informationen auf Ihren Wunsch per gewöhnlicher E-Mail an Sie übersandt werden sollen, erfolgt dies nach entsprechender Information über die mit diesem Kommunikationsweg verbundenen Risiken.
8. Telefonische Kommunikation
Die Praxis kann Sie zu organisatorischen Zwecken telefonisch kontaktieren, insbesondere zur Terminvereinbarung, Terminänderung oder zur Klärung organisatorischer Rückfragen.
Telefonnummern werden nur verarbeitet, soweit dies für diese Zwecke erforderlich ist.
Soweit eine Telefonnummer auf einem dienstlich verwendeten Gerät gespeichert werden muss, erfolgt dies nach Möglichkeit unter einer nicht unmittelbar identifizierenden Bezeichnung.
9. Videosprechstunden und Online-Diagnostik
Soweit psychotherapeutische oder diagnostische Termine per Videokommunikation stattfinden, wird hierfür grundsätzlich der von RED medical bereitgestellte Videodienst verwendet.
Dabei werden die zur Herstellung und Durchführung der Verbindung erforderlichen personenbezogenen Daten verarbeitet.
Eine Aufzeichnung von Video- oder Audioinhalten durch die Praxis erfolgt grundsätzlich nicht.
10. Rechnungsstellung und Buchführung
Die Rechnungsstellung erfolgt über RED medical.
Für Zwecke der Buchführung und zur Erfüllung steuerrechtlicher Verpflichtungen werden Rechnungen bzw. abrechnungsrelevante Belege in Lexoffice verarbeitet.
Dabei können insbesondere Name, Rechnungsanschrift, Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer und die auf dem jeweiligen Beleg enthaltenen Leistungsangaben verarbeitet werden.
Soweit der von der Praxis beauftragte Steuerberater Zugriff auf die in Lexoffice gespeicherten Buchhaltungsunterlagen erhält, kann dieser im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit ebenfalls Zugang zu den hierfür erforderlichen Daten erhalten.
Die Verarbeitung erfolgt nur in dem Umfang, der für Buchführung, steuerrechtliche Pflichten und die Verwaltung offener Forderungen erforderlich ist.
11. Zahlung
Die Bezahlung von Rechnungen erfolgt grundsätzlich per Banküberweisung.
Dabei werden die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Informationen zusätzlich durch die beteiligten Kreditinstitute entsprechend den dort geltenden gesetzlichen und vertraglichen Bestimmungen verarbeitet.
12. Offene Forderungen
Werden fällige Rechnungen nicht beglichen, können die für die Durchsetzung der Forderung erforderlichen personenbezogenen Daten im notwendigen Umfang an ein zuständiges Gericht, Rechtsanwält oder einen gegebenenfalls beauftragten Inkassodienstleister übermittelt werden.
Eine solche Übermittlung erfolgt nur, soweit sie zur Geltendmachung oder Durchsetzung von Zahlungsansprüchen erforderlich und rechtlich zulässig ist.
13. Übermittlung an externe Behandler oder andere Stellen
Eine Weitergabe psychotherapeutischer oder diagnostischer Informationen an Ärzt, Psychotherapeut, Versicherungen, Angehörige oder andere externe Stellen erfolgt grundsätzlich nur, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht oder eine erforderliche Einwilligung bzw. Schweigepflichtentbindung vorliegt.
Gesetzlich vorgeschriebene Übermittlungen bleiben hiervon unberührt.
14. Aufbewahrung und Löschung
Die Behandlungs- bzw. Diagnostikakte wird entsprechend den gesetzlichen Vorgaben grundsätzlich für zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung bzw. Diagnostik aufbewahrt, soweit nicht aufgrund anderer Vorschriften eine andere Aufbewahrungsfrist gilt.
Dies gilt auch für solche Befunde, Fragebögen, Testergebnisse, Unterlagen und Kommunikationsinhalte, die Bestandteil der Patientenakte geworden sind.
Rein organisatorische Daten und Kommunikation, die nicht Bestandteil der Behandlungsdokumentation sind, werden gelöscht, sobald sie für ihren Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Vorübergehend lokal gespeicherte Dokumente werden nach ihrer Übernahme in die vorgesehenen Praxissysteme gelöscht, soweit keine weitere lokale Speicherung erforderlich ist.
Für Rechnungen und andere steuerrechtlich relevante Unterlagen gelten die jeweils einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
15. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht:
Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen,
die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten zu verlangen,
die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder sonstigen rechtlichen Gründe entgegenstehen,
eine Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen,
gegebenenfalls Datenübertragbarkeit zu verlangen und
erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
Darüber hinaus haben Sie nach den gesetzlichen Vorschriften grundsätzlich das Recht auf Einsicht in die Sie betreffende Behandlungsakte.
16. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.
Für die Praxis ist insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehörde des Landes Nordrhein-Westfalen zuständig.
17. Weitere Informationen
Weitere Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website und bei der Nutzung des dortigen Kontaktformulars finden Sie in der Datenschutzerklärung auf unserer Website.